La dématérialisation des documents RH transforme radicalement la manière dont les salariés gèrent leurs fiches de paie et justificatifs professionnels. Dans ce contexte, My Arkevia s'impose comme une solution incontournable pour centraliser, sécuriser et archiver vos documents sensibles sur le long terme. Ce guide détaillé vous accompagne dans la création de votre compte et l'activation de toutes les fonctionnalités essentielles.
Qu'est-ce que My Arkevia et pourquoi l'utiliser ?
My Arkevia désigne le portail utilisateur du coffre-fort numérique Arkevia, édité par Cegedim SRH depuis 2016. Cette plateforme permet aux salariés de recevoir, consulter et conserver leurs bulletins de paie électroniques ainsi que d'autres documents RH importants dans un environnement hautement sécurisé.
Les avantages du coffre-fort numérique My Arkevia
L'adoption d'un coffre-fort numérique offre plusieurs bénéfices concrets pour la gestion documentaire :
- Centralisation totale : tous vos documents professionnels regroupés dans un espace unique accessible 24h/24 et 7j/7
- Conservation longue durée : archivage garanti pendant 50 ans ou jusqu'à vos 75 ans, conforme aux exigences légales
- Sécurité maximale : chiffrement AES-256, conformité RGPD et hébergement des données en France
- Accessibilité permanente : consultation depuis n'importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette)
- Valeur probante : vos documents téléchargés ont la même valeur juridique que les originaux papier
Contrairement aux solutions de stockage classiques, My Arkevia intègre des protocoles spécifiques pour garantir l'intégrité des documents. Une fois déposé, un fichier ne peut être modifié, assurant ainsi son authenticité auprès des organismes bancaires, administratifs ou de sécurité sociale.
Arkevia vs My Arkevia : comprendre la différence
La distinction entre ces deux termes est simple mais importante :
| Terme | Définition | Usage |
|---|---|---|
| Arkevia | Nom de la solution globale et infrastructure technique | Désigne le service dans son ensemble |
| My Arkevia | Portail de connexion utilisateur | Interface web pour accéder à vos documents |
En résumé, Arkevia représente le coffre-fort numérique complet, tandis que My Arkevia est la porte d'entrée qui vous permet d'y accéder et de gérer vos fichiers au quotidien.
Créer son compte My Arkevia : étapes détaillées
L'activation de votre espace personnel My Arkevia nécessite que votre employeur ait préalablement souscrit au service. Voici la procédure complète pour créer votre compte en quelques minutes.
Prérequis avant l'inscription
Avant de commencer, assurez-vous de disposer des éléments suivants :
- Votre matricule salarié fourni par le service RH
- Un code secret temporaire communiqué par votre employeur (généralement par email)
- Une adresse email valide pour finaliser l'inscription
- Un navigateur web à jour (Chrome, Firefox, Safari ou Edge)
Processus d'inscription étape par étape
- Accéder à la page d'inscription : rendez-vous sur www.myarkevia.com et cliquez sur le bouton "JE M'INSCRIS" visible sur la page d'accueil
- Saisir vos identifiants : renseignez votre matricule et le code secret fournis par votre employeur dans les champs dédiés
- Accepter les conditions : lisez et validez la convention de mise à disposition du bulletin de paie électronique ainsi que les conditions générales d'utilisation
- Créer votre profil : complétez vos informations personnelles (nom, prénom, date de naissance) et définissez un mot de passe robuste
- Valider l'inscription : confirmez votre demande pour être automatiquement redirigé vers la page de connexion
Choisir un mot de passe sécurisé
La sécurité de votre compte dépend largement de la qualité de votre mot de passe. Respectez ces recommandations :
| Critère | Recommandation |
|---|---|
| Longueur minimale | Au moins 12 caractères |
| Composition | Majuscules + minuscules + chiffres + caractères spéciaux |
| À éviter | Date de naissance, nom, mots du dictionnaire |
| Unicité | Ne jamais réutiliser un mot de passe d'un autre service |
Une fois votre mot de passe défini, conservez-le dans un gestionnaire de mots de passe sécurisé plutôt que sur un fichier texte non protégé.
Activer les fonctionnalités clés de My Arkevia
Une fois votre compte créé, découvrez comment exploiter pleinement les capacités de votre coffre-fort numérique pour optimiser la gestion de vos documents professionnels.
Consulter et télécharger vos bulletins de paie
Vos e-bulletins sont automatiquement déposés par votre employeur dans votre espace personnel chaque mois. Pour y accéder :
- Connectez-vous sur www.myarkevia.com avec votre email et mot de passe
- Accédez à la rubrique "Mes documents" ou "Bulletins de paie" selon l'interface
- Sélectionnez le mois souhaité dans la liste chronologique
- Téléchargez le fichier PDF pour l'enregistrer sur votre appareil ou l'imprimer
Les bulletins de paie électroniques téléchargés depuis My Arkevia possèdent exactement la même valeur juridique que les versions papier traditionnelles. Vous pouvez les utiliser sans crainte pour toutes vos démarches administratives.
Organiser vos documents par catégories
Au-delà des bulletins de paie, My Arkevia vous permet de stocker d'autres types de documents RH :
- Contrats de travail et avenants
- Attestations employeur (Pôle Emploi, Assedic)
- Certificats de formation professionnelle
- Relevés de carrière pour la retraite
- Documents fiscaux (déclarations pré-remplies)
Créez des dossiers thématiques dans votre espace pour retrouver rapidement chaque document selon vos besoins. Cette organisation devient particulièrement précieuse lors de la constitution de dossiers complexes comme une demande de prêt immobilier ou un dossier de retraite.
Activer l'authentification à deux facteurs
Pour renforcer considérablement la sécurité de votre compte, activez l'authentification à deux facteurs (2FA). Cette fonction ajoute une couche de protection supplémentaire :
- Accédez aux paramètres de sécurité dans votre espace My Arkevia
- Sélectionnez l'option "Authentification forte" ou "Double authentification"
- Choisissez votre méthode préférée : SMS, application d'authentification (Google Authenticator, Authy)
- Suivez les instructions pour configurer le dispositif
- Testez la connexion avec le nouveau système activé
Avec la 2FA activée, même si quelqu'un obtenait votre mot de passe, il ne pourrait pas accéder à votre compte sans le code temporaire généré sur votre appareil de confiance.
Utiliser l'application mobile My Arkevia
Pour accéder à vos documents en mobilité, téléchargez l'application officielle My Arkevia disponible sur iOS et Android. Les fonctionnalités mobiles incluent :
- Consultation rapide de tous vos documents stockés
- Téléchargement instantané pour partage par email ou messagerie
- Notifications push lors du dépôt de nouveaux bulletins
- Mode hors ligne pour consulter les documents préalablement téléchargés
- Interface optimisée pour les écrans tactiles
Résoudre les problèmes de connexion courants
Malgré une interface conçue pour la simplicité, certains utilisateurs rencontrent des difficultés lors de l'accès à leur compte. Voici les solutions aux problèmes les plus fréquents.
Récupérer un mot de passe oublié
Si vous ne parvenez plus à vous connecter en raison d'un mot de passe oublié, la procédure de récupération est straightforward :
- Sur la page de connexion My Arkevia, cliquez sur "Mot de passe oublié ?"
- Saisissez l'adresse email associée à votre compte
- Consultez votre boîte de réception (et dossier spam si nécessaire)
- Cliquez sur le lien de réinitialisation reçu par email
- Définissez un nouveau mot de passe sécurisé
- Connectez-vous avec vos nouveaux identifiants
Si l'email de réinitialisation n'arrive pas dans les 10 minutes, vérifiez que vous utilisez bien l'adresse email déclarée lors de votre inscription. En cas de changement d'adresse, contactez votre service RH pour mettre à jour vos informations.
Résoudre les erreurs d'identifiants
Lorsque le système refuse vos identifiants, plusieurs causes sont possibles :
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| "Identifiant inconnu" | Email incorrect ou compte non activé | Vérifiez l'email exact ou contactez RH |
| "Mot de passe incorrect" | Erreur de saisie ou capslock activé | Vérifiez la casse et utilisez la récupération si nécessaire |
| "Compte bloqué" | Trop de tentatives échouées | Attendez 30 minutes ou contactez le support |
| "Session expirée" | Inactivité prolongée | Reconnectez-vous normalement |
Contacter le support technique My Arkevia
Pour les problèmes persistants que vous ne parvenez pas à résoudre seul, le support technique est disponible :
- Email : contact@arkevia.com (réponse sous 24 heures ouvrées)
- Via RH : votre service des ressources humaines peut intervenir directement auprès d'Arkevia
- FAQ intégrée : consultez la base de connaissances accessible depuis votre espace
Préparez un descriptif précis de votre problème avant de contacter le support : captures d'écran, messages d'erreur exacts, et étapes déjà tentées pour accélérer la résolution.
Sécurité et conformité : ce qu'il faut savoir
La protection de vos données sensibles constitue un enjeu majeur. My Arkevia déploie plusieurs niveaux de sécurité pour garantir la confidentialité et l'intégrité de vos documents.
Les protocoles de sécurité mis en œuvre
My Arkevia s'appuie sur des technologies de pointe pour protéger vos informations :
- Chiffrement AES-256 : standard militaire pour le cryptage des fichiers stockés
- Transport TLS 1.3 : sécurisation des échanges entre votre appareil et les serveurs
- Architecture zéro connaissance : même les équipes techniques ne peuvent pas lire vos documents
- Horodatage et empreinte cryptographique : scellement numérique garantissant l'authenticité
- Serveurs en France : hébergement national conforme à la souveraineté des données
Certifications et conformité réglementaire
My Arkevia détient plusieurs certifications attestant de sa fiabilité :
| Certification | Signification |
|---|---|
| ISO 27001 | Management de la sécurité de l'information |
| NF Z42-013 | Archivage électronique fiable et pérenne |
| HDS | Hébergeur de Données de Santé agréé |
| RGPD | Conformité au règlement européen sur les données personnelles |
Ces certifications garantissent que My Arkevia respecte les normes les plus strictes en matière de protection des données et d'archivage électronique. Votre employeur n'a aucun accès aux documents personnels que vous pourriez ajouter manuellement dans votre coffre-fort.
Bonnes pratiques pour renforcer votre sécurité
Au-delà des mesures techniques, adoptez ces réflexes pour maximiser la protection de votre compte :
- Ne partagez jamais vos identifiants, même avec des collègues ou proches
- Déconnectez-vous systématiquement après consultation sur un ordinateur partagé
- Vérifiez régulièrement l'historique des connexions dans vos paramètres
- Mettez à jour votre navigateur et système d'exploitation
- Évitez les réseaux WiFi publics non sécurisés pour accéder à votre compte
- Sauvegardez localement vos documents les plus importants
Que deviennent vos documents après un changement d'employeur ?
Une question fréquente concerne la pérennité de l'accès aux documents en cas de mobilité professionnelle. My Arkevia apporte une réponse rassurante sur ce point crucial.
Conservation des documents après un départ
Votre coffre-fort My Arkevia est personnel et indépendant de votre contrat de travail. En cas de démission, licenciement ou départ à la retraite :
- Vous conservez un accès gratuit illimité à tous vos documents archivés
- L'ancien employeur ne peut simplement plus déposer de nouveaux documents
- Vos bulletins restent disponibles pendant 50 ans ou jusqu'à vos 75 ans
- Aucun frais supplémentaire n'est facturé au salarié pour la conservation
Rattachement lors d'une nouvelle embauche
Si votre nouvel employeur utilise également Arkevia, vous pouvez centraliser tous vos documents dans le même compte. La procédure de rattachement se fait via les paramètres de gestion de votre espace personnel. Cette fonctionnalité évite la multiplication des comptes et facilite grandement la constitution de votre dossier de carrière complet.
Préparation avant un départ d'entreprise
Pour sécuriser vos documents avant de quitter une entreprise, suivez ces recommandations :
- Vérifiez que tous vos bulletins de paie sont bien présents dans My Arkevia
- Téléchargez une copie locale de vos documents les plus importants
- Assurez-vous que vos coordonnées (email, téléphone) sont à jour
- Notez vos identifiants de connexion dans un endroit sécurisé
- Activez l'authentification à deux facteurs si ce n'est pas déjà fait
Avantages de My Arkevia pour les salariés
L'utilisation quotidienne de My Arkevia apporte de nombreux bénéfices concrets qui simplifient la vie administrative des salariés.
Gain de temps dans les démarches administratives
Plus besoin de fouiller dans des classeurs poussiéreux pour retrouver une fiche de paie de l'année précédente. Quelques clics suffisent pour :
- Transmettre instantanément vos justificatifs à une banque pour une demande de prêt
- Fournir vos bulletins à un bailleur lors d'une recherche de logement
- Constituer rapidement votre dossier de retraite avec l'historique complet
- Répondre à une demande administrative urgente même en déplacement
Réduction de l'empreinte écologique
La dématérialisation des bulletins de paie contribue significativement à la protection de l'environnement. En utilisant My Arkevia, vous participez à :
- La réduction de la consommation de papier
- La diminution des émissions liées au transport postal
- L'élimination des produits chimiques d'impression
- La limitation des déchets administratifs
Sérénité pour la préparation de la retraite
Avec la conservation garantie sur 50 ans, My Arkevia devient un allié précieux pour préparer sereinement votre dossier de retraite. Vous disposez d'un historique complet et vérifiable de votre carrière, sans risque de documents manquants ou abîmés par le temps.